Ich arbeite, wenn ich nicht zu Kunden unterwegs bin, vom Home Office aus. Und damit jenseits jeder sozialen Kontrolle, die in einem Büro für einen gewissen „Leidensdruck“ sorgt. Also muss ich’s selber hinkriegen.

Der Namensgeber des Themas, David Allen’s „Getting things done“ (Buchtipp!), ist ein perfekt durchkonstruiertes System für die Organisation aller Aufgaben und Lebensbereiche. Auch hier wieder ein Geständnis: zu perfekt für mich. So sehr ich das System bewundere, so wenig setze ich es komplett um.

Jetzt wird’s aber Zeit für eine gute Nachricht: es geht auch eine Nummer kleiner. Ein paar Grundregeln und dazu passende Tools reichen, um das Chaos im Griff und die Produktivität oben zu behalten.

Regel 1: Zero Inbox

Das heisst ganz einfach: jede E-Mail im elektronischen und jeder Brief im physikalischen Postfach wird einmal geöffnet, gelesen und dann entweder

• weggeworfen / gelöscht
• abgelegt (dazu weiter unten mehr)
• zur Bearbeitung bereitgelegt
• oder gleich beantwortet / bearbeitet (immer dann, wenn’s in weniger als 3 Minuten zu machen ist)

Ganz wichtig: Die Post wird einige Male am Tag blockweise bearbeitet – und dann wieder für ein paar Stunden ignoriert. Das gilt für papierene wie für elektronische Post!

Tools: für Papierpost ein Brieföffner, Papierkorb, Haftnotizen, Stift und eine Mappe mit Fächern für die verschiedenen Rollen und Themen meines Lebens. Elektronische Post: Google Mail (ich liebe die Ablage nach Threads und das Arbeiten mit Labels) und RememberTheMilk.

Regel 2: Zero Desktop

Meine persönliche Marotte: den Schreibtisch frei halten. Idealerweise jeden Abend, mindestens aber jeden Freitag abend wird abgeräumt und wegsortiert. Das gilt für den physikalischen Schreibtisch wie für den Computer-Desktop! Nichts schöneres als eine leeere Arbeitsfläche, nichts schlimmeres als der Anblick von Chaos am frühen Morgen.

Regel 3: Kalender schlägt Gedächtnis

Auf mein Gedächtnis kann ich mich nicht wirklich verlassen; außerdem brauche ich den Kopf frei. Also gehören Termine und Wiedervorlagen mit allen dafür nötigen Informationen in einen Kalender und / oder ein Wiedervorlagesystem. Mit allen Informationen heisst: Wer, wann, wo, warum, Adresse, Telefonnummer, evtl. Anlagen – alles muss an einem Ort greifbar oder zumindest verlinkt sein.

Tools: hier verlasse ich mich komplett auf elektronische Helfer, d.h. Google Calender, wieder RTM und – für Kundenkontakte – salesforce CRM.

Regel 4: Ordnung ist ein Prozess

Systeme für Ablage und Wiedervorlage entstehen schrittweise; verwendete Tools müssen das unterstützen. Also: nicht erst ein Ablagesystem mit 4 oder 5 Ebenen und im Endeffekt 100 Ordnern komplett durchplanen, in denen dann jahrelang nur jeweils 1 Dokument liegt. Besser: mit einer Grobstruktur anfangen und diese dann je nach Wachstum der Ablage verfeinern.

Tools: die klassische Betriebssystem-Ordnerstruktur unterstützt dieses Vorgehen wunderbar und erlaubt zudem noch die Suche „quer“ zur Struktur (wichtig: „sprechende“ Dateinamen!); in der Papierwelt bevorzuge ich die flexibleren Hängemappen gegenüber Leitz-Ordnern.

Zum Prozesscharakter gehört auch, dass die bisher genannten Regeln schrittweise umgesetzt werden können und meiner Meinung nach auch sollten (F: „Wie isst man einen Elefanten?“ A: „Scheibe für Scheibe“). Alternative: Sie nehmen sich ein Wochenende Zeit, lassen alles andere liegen und arbeiten das Startprogramm aus GTD durch. Vorsicht: Gefahr von Nervenzusammenbrüchen! Und wenn Sie’s nicht durchziehen, ist hinterher alles noch schlimmer…

Regel 5: keinen Schritt zurück!

Der Schreibtisch ist endlich aufgeräumt? Jetzt ist es wichtig, nie wieder etwas über’s Wochenende darauf liegen zu lasssen. Die Mailbox ist leer? Bleiben Sie dran und leeren Sie sie jeden Tag wieder. Chaos ist zäh, und ein winziger Kristallisationskeim genügt, damit es wieder wächst wie eine Eisblume auf der Windschutzscheibe.

Regel 6: den eigenen Rhythmus beachten

Sind Sie ein Morgenmensch oder eine Nachteule? Wann ist Ihre produktivste Zeit? Wann brauchen Sie welche Pausen? Lernen Sie den eigenen Rhythmus kennen und beachten – dann geht die Arbeit viel leichter und effektiver von der Hand, und die Gefahr der „Aufschieberitis“ wird kleiner. Beispiel: unangenehme Arbeiten und solche, die hohe Konzentration verlangen, erledige ich am liebsten morgens. Da bin ich 1) am fittesten und 2) habe ich sie dann weg…

Tools: der Artikel dazu auf diesem Blog (kommt nächste Woche)

Regel 7: locker nehmen

Wenn doch mal was gegen diese Regeln verstößt: keine Panik, keine Selbstbezichtigungen – einfach wieder anfangen. Mit der Zeit wird es leichter. Versprochen!

Tatsache ist, dass viele Verkaufsgespräche an den Preisverhandlungen scheitern. Aber woran genau? Am objektiv zu hohen Preis? Am Geiz der Kunden? Oder daran, dass Nutzen und Preis nicht zusammengeführt werden?

Ein Lehrstück in Sachen Preisverhandlung konnte ich vor einiger Zeit auf einem Flohmarkt in meinem Nachbarort zugunsten der Behinderten-Förderung-Linsenhofen e.V.  genießen. Gespendete Waren in allen Kategorien und Preisklassen wurden von ehrenamtlichen Helfern zum Verkauf angeboten – ohne festen Preis. Der musste zwischen Kunde und Verkäufer verhandelt werden. So eine Verhandlung (in diesem Fall wollte ich ein gebrauchtes Teleobjektiv kaufen) spielt sich dann so ab:

K: Was soll denn dieses Objektiv kosten?

V: Was ist es Ihnen denn wert?

An dieser Stelle stockt das Gespräch erst mal. Das sind wir nicht gewöhnt! So geht das doch nicht! Oder doch? Ich fing also an zu überlegen, was ich maximal bereit wäre zu bezahlen (abhängig vom verfügbaren Budget und vom erwarteten Nutzen) und für welches Mindestgebot ich mich nicht würde schämen müssen. Geboten habe ich dann einen Preis irgendwo dazwischen – zugegebenermaßen auch aus Neugierde, wie es weitergehen würde.

V: Sie kennen sich mit Kamerazubehör sicherlich viel besser aus als ich – ist das ein fairer Preis? Bitte denken Sie auch daran, dass die Erlöse für die Behindertenförderung bestimmt sind.

Ein Appell an meine Kompetenz, Ehrlichkeit und Fairness – Eigenschaften, die die meisten von uns besitzen und gerne zeigen. Folge: ich habe mein Angebot begründet und etwas korrigiert – nach oben!

Im Endeffekt habe ich ein paar Euro mehr für das Objektiv ausgegeben, als ich auf einem „klassichen“ Flohmarkt bezahlt hätte, bin aber immer noch in meinem Limit geblieben. Und ich kann mich jederzeit an dem Kauf freuen, weil er für beide Seiten fair und erfolgreich war. Die klassiche Win-Win-Situation also.

Und die zeichnet sich – nicht nur auf Flohmärkten – dadurch aus, dass der Preis dem Wert für den Kunden entspricht. Mein Nutzen hier war einfach: ein zusätzliches Objektiv UND ein gutes Gefühl. Das kommt aus der Preisverhandlung, der Interaktion mit dem Verkäufer, nicht aus dem Produkt selbst. Und auch das darf einen Preis haben.

Für Preisverhandlungen im „wirklichen Leben“ heisst das:

• Ergründen Sie den Nutzen Ihres Angebotes für den Kunden (oder lassen Sie ihn das selber machen)
• Geben Sie ihm Gelegenheit, sich als der Mensch zu zeigen, der er sein möchte (z.B. als kompetent und fair)
• … und erzielen Sie dann einen Preis, der dem rationalen UND dem emotionalen Wert Ihres Produktes und Ihrer Dienstleistung für den Kunden entspricht.

Wetten, dass der häufig höher liegt als Sie selber glauben?

14 / 6 / 2 und 27 / 5 / 2. Diese nüchternen Zahlen beschreiben Erfolg und Mißerfolg. In diesem Fall beim Endspiel der Frauen Fußball-WM. Sie beschreiben nämlich das Verhältnis zwischen Schüssen in Richtung Tor, gezielten Schüssen auf das Tor und Treffern.

Wenn wir uns die Quoten anschauen, wird der Unterschied noch deutlicher: 20:2 gegen 32:2. Pro Tor hat der Sieger also 10 Schüsse gebraucht, der Verlierer 16. Gewonnen hat also das effektivere Team, auch wenn der Fußball vielleicht nicht so „schön“ war.

Quoten sind auch im Vertrieb ein wichtiges Messinstrument für den Erfolg, auch wenn es hier nicht um Torschüsse und Tore, sondern um Kontakte, Termine und Abschlüsse geht. Und die Gründe für gute Quoten sind in beiden Fällen die gleichen: Technik und Einstellung. Stress, Erfolgsdruck und mangelnder Spaß an der Sache sind Quotenkiller, ebenso wie technische Fehler im Abschluss. Und beides lässt sich in den Griff bekommen.

Was wir im Vertrieb aber den Fußballern und Fußballerinnen voraushaben: für uns kann jeden Tag Finale sein. Also: ran an den Ball!

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Foto: Getty Images / FIFA.com
Statistik: FIFA.com

Was aber sind diese Bedürfnisse und wie erkenne ich Sie? Dazu muss zunächst einmal mit einem immer noch verbreiteten Vorurteil aufgeräumt werden: dass wir Menschen nämlich rational handeln und entscheiden. Noch nicht einmal die 20 – 25% Ratio aus dem berühmten Eisberg-Modell haben der Überprüfung durch die moderne Neurowissenschaft standgehalten. Mittlerweile wissen wir: Entscheidungen sind immer emotional – der Verstand liefert dann nachträglich die Begründung dazu.

Welche emotionalen Beweggründe beim einzelnen Menschen entscheidend sind, ist individuell unterschiedlich – zumeist ist es aber eine Kombination aus zwei Faktoren. Bei mir zum Beispiel sind dies der Wunsch nach Komfort und die Befriedigung meines Egos (würde ich sonst bloggen und Trainings geben?)

Der Haken and der Sache? Nicht nur der Kunde wird von Emotionen gesteuert, sondern auch der Verkäufer. Und wenn die nicht zusammen passen, wird’s schwer. Denn dann reden wir leicht aneinander vorbei. Deshalb gehört es zur Kunst des guten Verkäufers, seine eigenen emotionalen Beweggründe zu kennen und zu verstehen, wie er auf abweichende Kombinatinen bei anderen Menschen reagiert. Und wie er trotz dieser Hemmschwelle erfolgreich kommuniziert – auch mit anderen Typen.

Die gute Nachricht ist: das kann man lernen. Und den Wurm so für den Fisch schmackhaft machen. Auch wenn wir selber Erdbeeren mit Sahne bevorzugen

Verkauf heisst also – und so schliesst sich der Kreis – die (emotionalen) Bedürfnisse des Kunden zu erkennen und ihm die Produkte und Dienstleistungen anzubieten, die diese Bedürfnisse befriedigen. In einer Weise, die seiner Art zu denken und zu fühlen entspricht. Fakten, Details, Eigenschaften, also die Themen des Beraters (mit der Typologie von Verkäufern  habe ich mich in einem früheren Eintrag mal befasst) schaffen das nicht. Hier ist der individuelle Nutzen gefragt – und somit derVerkäufer.

Wie das abläuft, damit beschäftige ich mich in einem weiteren Beitrag. Kommen Sie wieder!

Seit etwa einem Jahr finden wirtschafts- und finanzpolitische Themen zunehmend mehr Aufmerksamkeit in der Öffentlichkeit. Vor allem die zahlreichen „Rettungsschirme“ werfen mächtige Schatten. Und wieder waren es zunächst die Banken und Konzerne, die die Diskussion bestimmten – und der Politik beim Aufspannen dieser Schirme applaudierten. Ganz uneigennützig natürlich…

Mit der zweiten Griechenland-Hilfe scheint der Bogen nun überspannt worden zu sein. Nun melden sich die Familienunternehmen zu Wort – und finden zusammen mit kritischen Ökonomen vermehrt in der Presse Gehör. Sie kritisieren die ausufernden Ausgaben für die Transferunion und weisen auf das hin, was für einen Mittelständler schon immer eine Grundlage wirtschaftlicher Verantwortung war: die Kraft der Marktwirtschaft und der Zusammenhang von Risiko und Haftung.

Ein mittelständischer Betrieb, der zahlungsunfähig wird, geht in einen geordneten Konkurs – und oft genug gestärkt daraus hervor. Niemand haftet für die Risiken eines Privatunternehmers – außer ihm selbst. Und das ist auch richtig so. Bei Großunternehmen, Banken und Staaten aber haftet der Steuerzahler. Nur: wer rettet den, wenn er mal nicht mehr kann?

Den Familienunternehmen gebührt Dank dafür, dass sie auf diesen simplen Zusammenhang aufmerksam machen. Bleibt zu hoffen, dass sich diese Sicht der wirtschaftlichen Vernunft auch durchsetzt. Es wird höchste Zeit!

Linkempfehlungen:
Die Familienunternehmer – ASU (Verband)
Nachrichten und Service für Familienunternehmen, Mittelstand und kmU
Die Familienunternehmer auf Facebook

Neu hinzugekommen sind dabei unter anderem eine aktualisierte und umfangreiche Leistungsübersicht und ein komfortables Kontaktformular. Verschiedene Kleinigkeiten werden in den nächsten Tagen und Wochen noch folgen.

Und ich habe mir ein neues Thema vorgenommen: wie kann man den „klassischen“ Vertrieb mit den Bedingungen und Möglichkeiten des Social Web zusammenbringen? Dazu demnächst mehr in diesem Theater…

Nur 13% der Beschäftigten in Deutschland haben eine hohe emotionale Bindung an ihr Unternehmen und ihre Arbeit. 66% sind nur gering emotional engagiert. Und 21% sind das gar nicht – machen also „Dienst nach Vorschrift“ oder haben bereits innerlich gekündigt.

Gallup hat auch untersucht, wie sich diese unterschiedlichen Einstellungen auf verschiedene Aspekte der Arbeitswelt auswirken. Ich möchte daraus nur zwei Punkte herausgreifen, die mich als Verkäufer und Verkaufstrainer besonders interessieren: Kundenorientierung und Weiterempfehlungsbereitschaft.

• Kundenorientierung 1: „Für mich ist jeder Kunde König“. Ja – sagen 73% der engagierten. Ja- sagen dagegen nur 47% der nicht engagierten Mitarbeiter.
• Kundenorientierung 2 : „Ich weiss, an wen ich mich mit einer Verbesserungsidee wenden kann“. Ja – 91% der hoch- und nur 36% der nicht engagierten Mitarbeiter.

Ob es da einen Zusammenhang gibt?

• Weiterempfehlungsbereitschaft: „Ich würde die Produkte und Dienstleistungen meiner Firma meinen Freunden und Familienangehörigen empfehlen.“ Hier ist die Differenz besonders krass: 77% der Engagierten bejahen das, bei den nicht Engagierten sind es gerade mal 16%.

Wie fühlen Sie sich wohl als Kunde, wenn Sie auf einen Verkäufer treffen, der eine solch geringe Begeisterung für Sie als Kunde und für seine Produkte ausstrahlt? Wie gerne kaufen Sie dann? Würden Sie solch einen Verkäufer auf Ihre Kunden loslassen?

Sicherlich nicht. Was also tun? Die Fragen der Studie benutzen, um die nicht engagierten Mitarbeiter herauszufinden, und sie dann entlassen? Die Studie legt eine knappe Antwort nahe: vergessen Sie’s! Das mangelnde Engagement ist nämlich eng verknüpft mit der Qualität von Führung. Also: als Führungskraft sollten Sie sich hier erst mal an die eigene Nase fassen.

Schauen Sie dazu mal in den Bereich Ursachenforschung. Auch hier möchte ich zwei Punkte zitieren:

• „Einmal angenommen, Sie könnten Ihren Chef entlassen – würden Sie es tun?“ Ja – 46% der nicht Engagierten würden. Bei den Engagierten würden gerade mal 3% den Boss feuern.
• „Alles in allem – wie zufrieden sind Sie mit Ihrem Vorgesetzten?“ Sehr zufrieden sind 36% der Mitarbeiter mit hoher Bindung – sehr unzufrieden dagegen 66% derer ohne Bindung und Engagement.

Fällt Ihnen was auf? Wer mit seinem Chef und dessen Führungsfähigkeiten unzufrieden ist, steht auch nicht hinter seinem Job, seinen Produkten und seinen Kunden. Der Volksmund sagt dazu: „Der Fisch stinkt vom Kopf her.“

Die gute Nachricht ist: vom Kopf her ist auch eine Verbesserung möglich. Deshalb – und das schlägt den Bogen zum Training – ist es zentral, Veränderungen IMMER von oben her zu beginnen. In aller Kürze: steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, dann werden sie auch mehr für Sie leisten.

Worauf warten Sie noch?

1. Menschen haben noch immer den Wunsch nach persönlichen Verbindungen

Und persönlich heisst wirklich face-to-face! Also: so nahe, dass man dem Gegenüber in die Augen schauen kann, wenn man miteinander spricht. So entstehen tragfähige Verbindungen zwischen Menschen, die sich nicht durch virtuelle Kontakte ersetzen lassen.

2. Viele Unternehmer und Selbständige sind NICHT online

Man möchte es kaum glauben, wenn man selber zu denen gehört, die sehr viel online arbeiten – aber längst nicht jeder tut es. Und das gilt nicht nur für relativ „neue“ Medien wie Blogs, Facebook oder Twitter, sondern sogar für klassische B2B-Netzwerke wie XING.

3. Marketing-Material „zum Anfassen“ ist noch immer effektiv

Was nehmen Sie zu und von Netzwerktreffen mit? Visitenkarten – das ist sicherlich das Minimum. Aber gerade die mittlerweile selten gewordenen Flyer, Broschüren und Postkarten fallen auf und erzeugen Aufmerksamkeit. Vielleicht ja gerade, weil sie so selten sind.

Wenn es eine Möglichkeit gibt, Materialien auszulegen – nutzen Sie sie! Und sorgen Sie dafür, dass (mindestens) Ihre Gesprächspartner  und Tischnachbarn Ihre Visitenkarte mit nach Hause nehmen. Wer weiß, wann sie sie wieder zur Hand nehmen.

4. Laut und vor Publikum über Ihr Geschäft zu sprechen, macht Ihre Ziele deutlich (für Sie und die anderen)

Nicht umsonst gehört ein 60-Sekunden-Spot (auch „Elevator Pitch“ genannt) zum Programm vieler Netzwerkveranstaltungen. Er gibt Ihnen die Chance, andere für Ihre Angebote und Ideen zu interessieren und zu begeistern.

Und Sie bekommen eine schnelle Rückmeldung, die Ihnen hilft, Ihre Ideen und Ihren Auftritt ständig zu optimieren. Das ist online nicht selbstverständlich – wenn Sie hier Ihren Leser langweilen, klickt er einfach weg. Langweilen Sie Ihre Zuhörer, merken Sie das. Und Sie merken auch, wenn Sie sie mitreißen oder zumindest gut unterhalten.

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Wenn Sie also das nächste Mal eine Einladung zu einem Netzwerktreffen, einem Business Lunch oder einem Unternehmerfrühstück bekommen – gehen Sie hin! Sie können nur profitieren, und Spaß macht es obendrein. So, und jetzt höre ich auf, ich muss nämlich los…

Vielleicht treffen wir uns ja mal in der realen Welt – z.B. auf einer Veranstaltung der XING-Gruppen „Neckaralb Regionalforum“ oder „Wirtschaftsforum Kirchheim/Nürtingen„.

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„Ein Ziel ohne einen Plan ist ein Wunsch“. Haben Sie das schon mal gehört? Was soll diese Unterscheidung bedeuten? Dazu gleich noch mal ein Zitat: „Niemand plant zu versagen, aber die meisten versagen beim Planen“ (Lee Iacocca).

Der Unterschied wird am besten an einem konkreten Beispiel deutlich. Zu den Wünschen vieler Menschen gehört eine Verbesserung ihrer beruflichen Situation. Aber was heisst das konkret? Ein höheres Einkommen? Mehr Verantwortung? Ein neues Aufgabengebiet? Alles schön und gut. Und wie hoch genau? Was bedeutet mehr Verantwortung? Welches neue Aufgabengebiet soll es denn sein? Die Antworten auf diese Fragen machen den Unterschied zwischen einem Ziel und einem Wunsch aus – die Möglichkeit nämlich, die Zielerreichung zu messen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie hin wollen, woher wollen Sie dann wissen, ob Sie angekommen sind?

Jetzt kommt der Plan. Welche Schritte muss ich gehen, um mein Ziel zu erreichen? Welche Hilfe brauche ich und woher bekomme ich sie? Wen muss ich für mich gewinnen? Was muss ich selbst leisten, um mein Ziel zu erreichen? Und bis wann soll das jeweils geschehen? Aus diesen Fragen leiten sich konkrete Handlungen ab – und die bringen mich Schritt für Schritt meinem Ziel näher.

Wetten, dass Sie ein so formuliertes und geplantes Ziel viel eher erreichen, als wenn Sie auf die Erfüllung eines Wunsches warten?

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Kennen Sie das? Tun Sie alles? Und was tun Sie für sich selber?

Spätestens ab dem 24. Dezember wird es Zeit, auch mal durchzuatmen und über die eigenen Ziele und Pläne für 2011 und darüber hinaus nachzudenken.  Mein Tipp: nehmen Sie sich Zeit dafür, beziehen Sie Ihrer Familie mit in Ihre Planung ein – und halten Sie Ihre Ziele schriftlich fest. Auch und gerade die, die nicht sowieso in Ihrer Zielvereinbarung stehen. Untersuchungen u. a. der Harvard Business School zufolge erhöht das die Chance dramatisch, dass Sie sie auch erreichen. Und zuletzt: legen Sie fest, wie Sie sich belohnen möchten, wenn Sie angekommen sind!