GTD für’s Home Office – oder: wie kriegen Sie’s geregelt?

Die aktuelle “Selbständig im Netz”-Blogparade hat das Thema GTD – der Autor möchte gerne wissen, wie seine Leser Ihre tägliche Arbeit geregelt kriegen. Zeit also für ein Geständnis: nicht immer optimal.

Ich arbeite, wenn ich nicht zu Kunden unterwegs bin, vom Home Office aus. Und damit jenseits jeder sozialen Kontrolle, die in einem Büro für einen gewissen “Leidensdruck” sorgt. Also muss ich’s selber hinkriegen.

Der Namensgeber des Themas, David Allen’s “Getting things done” (Buchtipp!), ist ein perfekt durchkonstruiertes System für die Organisation aller Aufgaben und Lebensbereiche. Auch hier wieder ein Geständnis: zu perfekt für mich. So sehr ich das System bewundere, so wenig setze ich es komplett um.

Jetzt wird’s aber Zeit für eine gute Nachricht: es geht auch eine Nummer kleiner. Ein paar Grundregeln und dazu passende Tools reichen, um das Chaos im Griff und die Produktivität oben zu behalten.

Regel 1: Zero Inbox

Das heisst ganz einfach: jede E-Mail im elektronischen und jeder Brief im physikalischen Postfach wird einmal geöffnet, gelesen und dann entweder

• weggeworfen / gelöscht
• abgelegt (dazu weiter unten mehr)
• zur Bearbeitung bereitgelegt
• oder gleich beantwortet / bearbeitet (immer dann, wenn’s in weniger als 3 Minuten zu machen ist)

Ganz wichtig: Die Post wird einige Male am Tag blockweise bearbeitet – und dann wieder für ein paar Stunden ignoriert. Das gilt für papierene wie für elektronische Post!

Tools: für Papierpost ein Brieföffner, Papierkorb, Haftnotizen, Stift und eine Mappe mit Fächern für die verschiedenen Rollen und Themen meines Lebens. Elektronische Post: Google Mail (ich liebe die Ablage nach Threads und das Arbeiten mit Labels) und RememberTheMilk.

Regel 2: Zero Desktop

Meine persönliche Marotte: den Schreibtisch frei halten. Idealerweise jeden Abend, mindestens aber jeden Freitag abend wird abgeräumt und wegsortiert. Das gilt für den physikalischen Schreibtisch wie für den Computer-Desktop! Nichts schöneres als eine leeere Arbeitsfläche, nichts schlimmeres als der Anblick von Chaos am frühen Morgen.

Regel 3: Kalender schlägt Gedächtnis

Auf mein Gedächtnis kann ich mich nicht wirklich verlassen; außerdem brauche ich den Kopf frei. Also gehören Termine und Wiedervorlagen mit allen dafür nötigen Informationen in einen Kalender und / oder ein Wiedervorlagesystem. Mit allen Informationen heisst: Wer, wann, wo, warum, Adresse, Telefonnummer, evtl. Anlagen – alles muss an einem Ort greifbar oder zumindest verlinkt sein.

Tools: hier verlasse ich mich komplett auf elektronische Helfer, d.h. Google Calender, wieder RTM und – für Kundenkontakte – salesforce CRM.

Regel 4: Ordnung ist ein Prozess

Systeme für Ablage und Wiedervorlage entstehen schrittweise; verwendete Tools müssen das unterstützen. Also: nicht erst ein Ablagesystem mit 4 oder 5 Ebenen und im Endeffekt 100 Ordnern komplett durchplanen, in denen dann jahrelang nur jeweils 1 Dokument liegt. Besser: mit einer Grobstruktur anfangen und diese dann je nach Wachstum der Ablage verfeinern.

Tools: die klassische Betriebssystem-Ordnerstruktur unterstützt dieses Vorgehen wunderbar und erlaubt zudem noch die Suche “quer” zur Struktur (wichtig: “sprechende” Dateinamen!); in der Papierwelt bevorzuge ich die flexibleren Hängemappen gegenüber Leitz-Ordnern.

Zum Prozesscharakter gehört auch, dass die bisher genannten Regeln schrittweise umgesetzt werden können und meiner Meinung nach auch sollten (F: “Wie isst man einen Elefanten?” A: “Scheibe für Scheibe”). Alternative: Sie nehmen sich ein Wochenende Zeit, lassen alles andere liegen und arbeiten das Startprogramm aus GTD durch. Vorsicht: Gefahr von Nervenzusammenbrüchen! Und wenn Sie’s nicht durchziehen, ist hinterher alles noch schlimmer…

Regel 5: keinen Schritt zurück!

Der Schreibtisch ist endlich aufgeräumt? Jetzt ist es wichtig, nie wieder etwas über’s Wochenende darauf liegen zu lasssen. Die Mailbox ist leer? Bleiben Sie dran und leeren Sie sie jeden Tag wieder. Chaos ist zäh, und ein winziger Kristallisationskeim genügt, damit es wieder wächst wie eine Eisblume auf der Windschutzscheibe.

Regel 6: den eigenen Rhythmus beachten

Sind Sie ein Morgenmensch oder eine Nachteule? Wann ist Ihre produktivste Zeit? Wann brauchen Sie welche Pausen? Lernen Sie den eigenen Rhythmus kennen und beachten – dann geht die Arbeit viel leichter und effektiver von der Hand, und die Gefahr der “Aufschieberitis” wird kleiner. Beispiel: unangenehme Arbeiten und solche, die hohe Konzentration verlangen, erledige ich am liebsten morgens. Da bin ich 1) am fittesten und 2) habe ich sie dann weg…

Tools: der Artikel dazu auf diesem Blog (kommt nächste Woche)

Regel 7: locker nehmen

Wenn doch mal was gegen diese Regeln verstößt: keine Panik, keine Selbstbezichtigungen – einfach wieder anfangen. Mit der Zeit wird es leichter. Versprochen!